구글 관리자 계정 사용자 권한 관리하는 법

구글 관리자 계정 사용자 권한 관리하는 법

 

구글 관리자 계정에서는 구성원마다 세부적인 권한 설정이 가능합니다. 조직의 Google Workspace 보안을 강화하고, 운영 효율성을 높이기 위해 역할 기반 접근 권한 설정은 필수입니다. 하지만 '전체 관리자'와 '제한 관리자'의 차이, 역할별 권한 부여 방식, 실무에 맞는 위임 전략에 대해 정확히 아는 사람은 많지 않습니다.

 

1. 사용자 권한의 기본 구조 이해하기

1) 관리자 계정의 역할과 종류

 

Google Workspace의 관리자 계정은 크게 전체 관리자(Super Admin)와 역할 기반 관리자(Role-based Admin)로 나뉩니다. 전체 관리자는 모든 기능을 제어할 수 있는 절대 권한자이며, 역할 기반 관리자는 특정 기능에만 접근 권한을 가집니다. 예를 들어, 사용자 관리만 가능한 '사용자 관리자', 그룹 관리만 가능한 '그룹 관리자' 역할이 존재합니다.

 

2) 역할별 권한이 필요한 이유

 

모든 직원을 전체 관리자 권한으로 설정하면 보안 위협이 커지고, 실수로 시스템 전체를 변경하는 사고가 발생할 수 있습니다. 담당 부서별로 필요한 기능만 권한을 부여하면, 보안성과 운영 효율성을 동시에 확보할 수 있습니다. 이 방식은 감사로그에도 명확히 기록되어 책임 분산과 추적이 수월합니다.

 

3) Google Admin 콘솔의 구조

 

구글 관리자 계정은 admin.google.com에 접속해 관리합니다. 좌측 메뉴에서 ‘관리자 역할 및 권한’을 클릭하면 현재 부여된 역할 목록과 권한 범위를 한눈에 확인할 수 있습니다. 이 메뉴는 역할 생성, 편집, 삭제는 물론 특정 사용자에게 역할을 지정하는 핵심 허브입니다.

 

사용자 권한 구분 핵심 요약

• 전체 관리자(Super Admin): 모든 권한 보유
• 사용자 관리자: 사용자 추가·삭제·비밀번호 재설정
• 그룹 관리자: 메일링 그룹 생성·권한 조정
• 서비스 관리자: Gmail, 드라이브 등의 설정만 가능
• 역할별 권한 설정은 보안 관리에 필수

2. 사용자 권한 설정 실무 절차

 

1) 역할 생성 및 커스터마이징

 

‘관리자 역할 및 권한’ 메뉴에서 [역할 만들기]를 선택하면 새로운 역할을 정의할 수 있습니다. 예를 들어, '인사팀 관리자'라는 역할을 만든 뒤 사용자 관리 기능만 부여할 수 있습니다. 권한은 체크박스 형식으로 선택 가능하며, 필요 없는 기능은 해제하여 제한적으로 운영할 수 있습니다.

 

2) 사용자별 역할 지정 방법

 

해당 역할이 생성되면, 관리 콘솔에서 사용자 목록으로 이동해 원하는 사용자 클릭 → [역할 할당] 버튼 클릭 → 원하는 역할 선택 후 저장을 누르면 권한이 부여됩니다. 한 명의 사용자에게 여러 역할을 중복 지정할 수도 있으며, 특정 역할만 부여된 계정은 그 외 기능에 접근할 수 없습니다.

 

3) 역할 권한 수정 및 제거

 

업무 변경이나 퇴사 등의 이유로 권한을 제거할 경우, 관리 콘솔의 [역할 및 관리자] 메뉴에서 사용자 목록 클릭 후 지정된 역할을 해제하면 됩니다. 잘못 설정된 권한은 실시간으로 반영되며, 일부 변경에는 최대 수 분의 적용 시간이 소요됩니다. 감사로그에 자동으로 남기 때문에 수정 기록이 투명하게 관리됩니다.

 

기능	전체 관리자	사용자 관리자	서비스 관리자
사용자 추가/삭제	가능	가능	불가능
Gmail 설정 변경	가능	불가능	가능
결제 설정	가능	불가능	불가능
역할 생성/삭제	가능	불가능	불가능

3. 실무 적용 전략과 관리 노하우

 

 

 

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1) 최소 권한 원칙 적용

 

최소 권한 원칙(Least Privilege)은 정보 보안의 기본입니다. 사용자가 수행해야 하는 작업에 꼭 필요한 권한만 부여하고, 그 외는 제한해야 불필요한 접근을 차단할 수 있습니다. 이를 통해 의도치 않은 설정 변경이나 보안 사고를 방지할 수 있습니다.

 

2) 감사 로그 활용으로 이상 징후 감지

 

관리 콘솔에는 ‘감사 로그(Audit Log)’ 기능이 포함되어 있어, 누가 언제 어떤 권한을 부여·수정·삭제했는지 기록됩니다. 이 기능을 주기적으로 확인하면 내부 권한 남용이나 설정 실수를 조기에 발견할 수 있습니다. 보안센터 기능과 함께 활용하면 더욱 효과적입니다.

 

3) 팀별 관리자 분산 전략

 

IT팀, 인사팀, 회계팀 등 각 부서에 맞는 역할을 만들어 분산된 관리자 체계를 구축하는 것이 이상적입니다. 예를 들어 IT팀은 시스템 설정과 사용자 권한을 관리하고, 인사팀은 신규 입사자 등록을 담당하는 방식으로 업무 분장이 가능합니다. 이 방식은 조직이 커질수록 더욱 효과적입니다.

 

실무에서 바로 활용 가능한 권한 관리 팁

• 전체 관리자는 2명 이상 유지 권장
• 부서별 역할 생성 후 역할별 권한 세분화
• 정기적으로 감사 로그 확인하여 이상 징후 파악
• 퇴사자 계정은 즉시 비활성화 및 권한 해제
• 최소 권한 원칙으로 불필요한 접근 차단

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4. 사용자 권한 관리 실패 사례와 대응 방안

 

 

 

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1) 전체 관리자 계정 1인 운영의 위험

 

많은 조직이 Google Workspace를 도입할 때, 한 명의 관리자만 등록한 채 운영을 시작합니다. 그러나 이 관리자가 퇴사하거나 계정 비밀번호를 잊는 순간, 조직 전체의 관리 권한을 상실할 수 있습니다. 실무에서 가장 빈번하게 발생하는 리스크 중 하나로, 반드시 2인 이상의 전체 관리자 등록이 필요합니다.

 

2) 권한 남용으로 인한 정보 유출

 

실제 사례 중 하나로, ‘전체 관리자’ 권한을 가진 퇴사자가 퇴사 전 자료를 외부로 유출하거나, 설정을 변경해 조직 운영에 차질을 준 사건들이 있습니다. 이처럼 과도한 권한이 잘못된 손에 들어가는 경우 큰 피해가 발생할 수 있으므로, 퇴사 시 계정 비활성화와 권한 회수가 즉시 이루어져야 합니다.

 

3) 권한 중복 설정으로 인한 보안 취약점 발생

 

복수의 역할이 동일 사용자에게 중복 부여될 경우, 서로 충돌하거나 권한이 의도보다 확대되어 보안상 허점이 생깁니다. 특히 IT 인력이 아닌 인사팀 등에 과도한 권한이 주어지면, 조직의 설정이 비효율적으로 변질되기도 합니다. 역할은 꼭 필요한 사람에게, 명확한 기능별로 부여하는 것이 원칙입니다.

 

5. 권한 관리를 위한 안전한 운영 전략

 

1) 관리자 역할 표준화 및 문서화

 

조직 내부에 공식적인 권한 부여 기준 문서(Standard Role Matrix)를 만들어야 합니다. 어떤 직무에 어떤 권한이 필요한지 정리하고, 부서장 승인 없이 권한 변경이 불가능하도록 체계를 갖추는 것이 중요합니다. Google Workspace에는 이러한 문서를 자동화하는 보안 툴도 함께 제공됩니다.

 

2) 정기 점검 및 보안 감사 루틴 설정

 

분기별 또는 반기별로 전체 관리자, 역할 관리자, 외부 앱 연결 상태를 점검해야 합니다. 특히 권한을 가진 계정이 최근 로그인하지 않았거나, 비정상적인 위치에서 접근했다면 보안 위협으로 간주하고 즉시 비밀번호 재설정 등의 대응이 필요합니다.

 

3) 권한 별 업무 프로세스 연동

 

Google Workspace를 사용하는 부서에 따라 워크플로우와 권한을 연결하면, 관리가 훨씬 쉬워집니다. 예를 들어, 입사 시 인사팀에 사용자 생성 권한 부여 → 자동화된 승인 절차를 통해 Gmail 계정 개설 등 워크플로우 기반 자동화 도입이 점점 일반화되고 있습니다.

 

문제 유형	실패 원인	추천 대응 전략
관리자 부재	단일 관리자 운영	2명 이상 등록 + 비상 연락처 지정
권한 남용	퇴사자 권한 미회수	퇴사 시 즉시 계정 비활성화
보안 취약	중복 권한 및 미사용 계정	분기별 점검 및 감사 로그 확인

권한 설정 실패를 줄이는 핵심 전략

• 모든 권한 부여는 표준 역할 정의서 기준으로 설정
• 권한 중복 방지를 위해 역할 명확히 구분
• 관리자 계정은 2명 이상 + 이중 인증 필수
• 퇴사자 발생 시 즉시 권한 회수 절차 실행
• 권한 관리 로그는 6개월 단위로 백업

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구글 사용자 권한 관리 자주하는 질문

Q. 사용자에게 전체 관리자 권한을 부여해도 괜찮을까요?

전체 관리자 권한은 조직 전체 제어가 가능하므로, 최소 인원(2명 이내)만 유지하고 나머지는 역할 기반 권한을 부여하는 것이 안전합니다.

Q. 권한 역할은 몇 개까지 만들 수 있나요?

Google Workspace는 역할 개수에 제한이 없으며, 조직의 필요에 따라 세분화된 역할을 자유롭게 생성할 수 있습니다.

Q. 퇴사자가 관리자 권한을 계속 가지고 있다면 어떻게 하나요?

즉시 계정을 비활성화하고, Google Admin 콘솔에서 해당 사용자에게 부여된 모든 역할을 해제해야 합니다.

Q. 감사 로그는 어디에서 확인할 수 있나요?

관리자 콘솔의 '보안' 메뉴 하위 '감사 로그'에서 모든 관리자 권한 변경 기록을 확인할 수 있습니다.

Q. 외부에서 관리자 계정에 접근한 흔적이 있으면 어떻게 하나요?

즉시 비밀번호 변경, 2단계 인증 설정, 로그인 알림 기능을 통해 접근을 차단하고 Google 보안센터에 신고하세요.